Zmiany wprowadzone w funkcjonowanie organów administracyjnych w związku z epidemią COVID-19 wpłynęły na efektywność pracy tych organów. W wielu przypadkach nie jest faktycznie możliwe dochowanie terminów określonych art. 35 k.p.a. dla załatwienia sprawy jak i innych terminów określonych w odrębnych aktach prawnych. Zgodnie z art. 15 zzr.1 i następnych znowelizowanej ustawy w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 nie rozpoczyna się lub zostaje zawieszony na ten okres bieg przewidzianych przepisami prawa administracyjnego terminów:
1) od zachowania których jest uzależnione udzielenie ochrony prawnej przed sądem lub organem,
2) do dokonania przez stronę czynności kształtujących jej prawa i obowiązki,
3) przedawnienia,
4) których niezachowanie powoduje wygaśnięcie lub zmianę praw rzeczowych oraz roszczeń
i wierzytelności, a także popadnięcie w opóźnienie,
5) zawitych, z niezachowaniem których ustawa wiąże ujemne skutki dla strony,
6) do dokonania przez podmioty lub jednostki organizacyjne podlegające wpisowi do właściwego rejestru czynności, które powodują obowiązek zgłoszenia do tego rejestru, a także terminów na wykonanie przez te podmioty obowiązków wynikających z przepisów o ich ustroju.
Dodatkowo w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ogłoszonego
z powodu Covid-19 bieg terminów procesowych i sądowych m.in. w postępowaniach sądowych, w tym sądowoadministracyjnych, postępowaniach egzekucyjnych, postępowaniach w sprawach o wykroczenia, postępowaniach administracyjnych, postępowaniach i kontrolach prowadzonych na podstawie ordynacji podatkowej, oraz innych postępowaniach prowadzonych na podstawie ustaw nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na ten okres. Również bieg terminu na milczące załatwienie sprawy oraz w innej sprawie, w której brak wyrażenia przez organ sprzeciwu, wydania decyzji, postanowienia albo innego rozstrzygnięcia uprawnia stronę lub uczestnika postępowania do podjęcia działania, dokonania czynności albo wpływa na zakres praw i obowiązków strony lub uczestnika postępowania, a także na wyrażenie przez organ stanowiska albo wydanie interpretacji indywidualnej, z wyjątkiem interpretacji indywidualnej, o której mowa w ustawie ordynacja podatkowa – nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na okres trwania zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19.
Wstrzymanie rozpoczęcia i zawieszenie biegu terminów, o których mowa powyżej nie dotyczy m.in. terminów wyborów do organów jednostek samorządu terytorialnego[1]. Należy także pamiętać, iż właściwy organ, sąd lub podmiot może wezwać obowiązanego do dokonania czynności wynikających z przepisów prawa, w oznaczonym terminie i w zakresie, w jakim przepis ten zobowiązuje do dokonania czynności, jeżeli niepodjęcie czynności mogłoby spowodować niebezpieczeństwo dla życia lub zdrowia ludzi lub zwierząt, poważną szkodę dla interesu społecznego albo ze względu na grożącą niepowetowaną szkodę materialną. W takim przypadku obowiązany powinien wykonać obowiązek w oznaczonym terminie. Nie oznacza to jednocześnie, iż w okresie zawieszenia biegu terminów organy administracyjne nie mogą podejmować ustawowych działań. Czynności dokonane w celu wykonania uprawnienia lub obowiązku (w tym także czynności w postępowaniach i kontrolach) w okresie wstrzymania rozpoczęcia albo zawieszenia biegu terminów są bowiem skuteczne. Co więcej, w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 organ lub podmiot może z urzędu wydać odpowiednio decyzję w całości uwzględniającą żądanie strony lub uczestnika postępowania, zaświadczenie o braku podstaw do wniesienia sprzeciwu, wyrazić stanowisko albo wydać interpretację indywidualną. Ustawodawca wyraźnie ograniczył uprawnienie organu do wydanie decyzji pozytywnej dla strony i to uwzględniającej żądanie strony w całości. W praktyce oznacza to, iż jeśli organ nie może uwzględnić żądania w całości (co do wszystkich żądań określonych we wniosku) to nie może skorzystać z uprawnienia przewidzianego tym przepisem.
Należy pamiętać, iż celem wprowadzanych przepisów jest ograniczenie także aktywności stron i uczestników postępowania. Zasadne jest zatem uwzględnienie tego celu przy wyborze sposobu kontaktu ze stroną (stronami) postępowania. Proszę przy wyborze sposobu komunikacji mieć na uwadze, iż organ może praktycznie w każdej sprawie zwrócić się do strony postępowania o wyrażenie zgody na komunikację elektroniczną i te zapytanie, może być skierowane przy pomocy „odformalizowanej” formy elektronicznej (w praktyce zwykłym mailem) przy czym wymaga pouczenia o zasadach i konsekwencjach wyboru takiej formy komunikacji (podstawą prawną takiego działania jest art. 391 § 1a, 1b, 1c k.p.a.). Taka forma komunikacji w mojej ocenie jest korzystniejsza w obecnych warunkach dla strony, nawet gdy strona nie korzysta z elektronicznego doręczania (lub nie potrafi z niego korzystać), gdyż nie musi chodzić na pocztę, gdzie są ograniczenia w przyjmowaniu petentów oraz kolejki do wejścia, ponadto w przypadku nieodebrania powtórnego elektronicznego zawiadomienia o oczekującej korespondencji domniemanie doręczenia następuje po 14 dniach[2] od wysłania pierwszego komunikatu (przypominam, iż tak możemy postępować tylko w przypadku decyzji korzystnych dla strony – w całości uwzgledniających jej żądanie). Strona postępowania administracyjnego może telefonicznie dowiedzieć się o sposobie załatwienia jej sprawy (po weryfikacji jej tożsamości), a także w ten sam sposób uzyskać informację kiedy decyzją weszła do obrotu prawnego. W opisanej powyżej sytuacji należy także odstąpić od dopełnienia obowiązków wynikających z art. 10 § 1 k.p.a., gdyż zgodnie z § 2 tegoż przepisu organy administracji publicznej mogą odstąpić od zasady określonej w § 1 tylko w przypadkach, gdy załatwienie sprawy nie cierpi zwłoki ze względu na niebezpieczeństwo dla życia lub zdrowia ludzkiego albo ze względu na grożącą niepowetowaną szkodę materialną. W tym przypadku – niewypełnienia obowiązków z art. 10 § 1 k.p.a. – konieczne jest utrwalenie w aktach sprawy, w drodze adnotacji (podpisanej przez merytorycznego pracownika organu prowadzącego postępowanie), przyczyny odstąpienia od zasady określonej w § 1.
Reasumując rekomenduję:
1) zredagowanie komunikatu na BIP oraz w miejscu widocznym dla petenta informacji o wstrzymaniu biegu terminów administracyjnych z wyraźnym wskazaniem, iż toczące się w związku z tym postępowania mogą nie zostać zakończone w terminie przewidzianym prawem (lub wskazanym uprzednio w trybie art. 36 k.p.a);
2) wskazanie jakie sprawy „niecierpiące zwłoki” będą załatwiane w miarę możliwości i w jaki sposób (system kolejkowy jest informacją publiczna i winien być podany na BIP, a stan epidemii zmienił zasady tego systemu, co wymaga komunikatu na BIP).
W sprawach w toku, podjęcie kontaktu ze stronami postępowania i poinformowanie ich
o niezałatwieniu sprawy w terminie z powołaniem się na regulacje ustawowe jako przepis szczególny w stosunku do k.p.a. winno odbyć się w sposób określony w rekomendacji nr 1. Nie ma potrzeby powoływania się na art. 36 k.p.a., (tym bardziej wykonywania go w ramach odrębnych pism w konkretnych postępowaniach), gdyż zgodnie z art. 15 zzs. 10 znowelizowanej ustawy w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 przepisów o bezczynności organów oraz o obowiązku organu i podmiotu, prowadzących odpowiednio postępowanie lub kontrolę, do powiadamiania strony lub uczestnika postępowania o niezałatwieniu sprawy w terminie nie stosuje się. Pamiętać także należy, iż organom lub podmiotom prowadzącym odpowiednio postępowanie lub kontrolę nie wymierza się kar, grzywien ani nie zasądza się od nich sum pieniężnych na rzecz skarżących za niewydanie rozstrzygnięć w terminach określonych przepisami prawa. Zaprzestanie czynności przez organ lub podmiot, prowadzące odpowiednio postępowanie lub kontrolę, w czasie trwania okresu obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, nie może być podstawą wywodzenia środków prawnych dotyczących bezczynności, przewlekłości lub naruszenia prawa strony do rozpoznania sprawy bez nieuzasadnionej zwłoki. Przy czym reguł powyższych nie stosuje się do terminów związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.
radca prawny dr Marcin Adamczyk
Podstawa prawna: art. 15 zzr. 1-3, 5; art. 15 zzs.1 – 4,7 – 9; art. 15 zzt ustawy z dnia 31 marca 2020 r., o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw, Dz. U. z 2020 r, poz. 568.
Przypisy:
1. Wstrzymanie i zawieszenie biegu terminów, o których mowa powyżej, nie dotyczy także kontroli i postępowań wskazanych odpowiednio w dziale V rozdziale 3 oddziale 3 oraz dziale VI rozdziale 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. Prezes Krajowej Izby Odwoławczej, w porozumieniu z Prezesem Urzędu Zamówień Publicznych, może określić, w drodze zarządzenia szczegółowe warunki organizacji pracy Krajowej Izby Odwoławczej związane z zapewnieniem prawidłowego toku jej urzędowania oraz stosowane środki zapewniające bezpieczeństwo, mając na względzie konieczność podejmowania działań związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19.
2. Szczegółowe zasady doręczenia w ten sposób określa art. 46 § 3 – 10 k.p.a.